株式会社ソフィアプロモーション様

ファイルサーバーをBoxへ移行し、業務効率化とコスト削減を実現、 クラウドサービスのセキュリティ対策としてCloudGate UNOを導入、 ペーパーレス化による働き方改革を推進。

ファイルサーバーの運用見直しと、社内のペーパーレス化、電子化されたデータの共有基盤としてクラウドストレージ「Box」を、そのセキュリティ対策サービスとして「CloudGate UNO」を導入されたソフィアプロモーション様。Boxの活用で社内の業務を効率化し、セキュリティ面、運用ルールの課題点をCloudGate UNOの利用で解決、従来のワークフローが一新されるほどの業務環境を実現されました。

こんにちは、株式会社インターナショナルシステムリサーチ 有賀です。
今日はBoxの販売代理店である株式会社Tooの古賀様と、Box+CloudGate UNOを導入いただいたソフィアプロモーション様にお邪魔して、BoxやCloudGate UNOの利用方法、これらサービスの導入背景などについてお話を伺いました。

Boxの導入について

ISR五十嵐：御社は今回クラウドストレージサービスであるBoxを導入されましたが、導入前は企業データをファイルサーバで管理・運用していらっしゃったとお聞きしました。クラウドストレージへ移行した目的や背景などお聞かせいただきますでしょうか。

大牧様： まず従来利用していたファイルサーバの容量が限界を迎えるタイミングだったという点です。 もちろん新たにサーバを立て、従来通りファイルサーバでの運用・管理を続けるという選択肢もありました。 しかし自社サーバを維持するにはリソースもコストもかかります。新たなサーバを立てるよりもクラウドへ移行した方が費用面でメリットがあるということと、 本来の目的であった業務効率化ができるという理由で、クラウド化の検討をはじめました。

次に、全国の現場スタッフの業務日報や現場写真等の報告資料のペーパーレス化です。 本社スタッフは現場での報告書をお客様へ紙で郵送したり、次のプロモーション計画を立てる際に紙ベースの報告書を日々閲覧しますが、 中にはお客様の機密情報が含まれていたりするものもあるのでコピー等は禁止、都度原本を見る必要がありました。 もちろん複数の部署がその報告書の原本を業務で使用するので、どこにどの書類があるのか探すのにも苦労し、整頓の観点でも管理が大変でした。

ソフィアプロモーション 大牧様 これらの書類をデータ化してもファイルサーバの容量には限りがありますし、社外からは閲覧できない等の制約もあります。 クラウドストレージでの運用でこれらの課題が解決できるという理由からもクラウド化へ向けて加速した背景があります。 またペーパーレス化を促進するために各営業所にBoxと連携した複合機を試験的に導入、今ある紙ベースの書類の電子化も進めていく予定です。

ISR有賀：なるほど、確かにファイルサーバの管理にかかる手間は、クラウドへ移行すれば解消されますね。社外からのアクセスもクラウドならではのメリットですよね。 因みに今回ご導入されたBoxのようなクラウドストレージサービスは市場には数多くありますが、今回なぜBoxを選定されたのでしょうか。

大牧様：そうですね、検討段階ではいくつかのクラウドストレージサービスが候補に上がりました。 機能や価格、UIや使いやすさなど選定条件はいろいろありましたが、決め手になった点としては、Boxはプレビューのみでダウンロードは不可など、 7種類のファイルデータの閲覧・更新権限の設定ができ、管理機能も豊富なので安心して利用できます。現在は本社からのアクセスと、一部ユーザーを先行試用として端末制御下での外部からの利用を許可していますが、将来的には現場スタッフとのデータのやり取りもBoxを介してできるような運用を考えておりますので、 ダウンロード禁止や閲覧権限などの設定機能があると、アップロードだけできる人と、ファイルにアクセスできる人とを分けて運用できるのは助かりますね。

ISR有賀：Boxはセキュリティの機能も多く搭載されているので、社内外問わずオンライン上でのデータのやり取りに対してセキュリティ面での懸念がある企業様には特に選ばれているサービスですよね。

Too古賀様：先日ソフィアプロモーション様のBoxユーザー利用率のデータを拝見しました。Boxを導入し本格運用されて約3ヶ月ほどですが、そうとは思えないほどユーザー利用率の数字が高くて驚きました。 導入後間もない時期にも関わらず社員の方への浸透率がとても高い印象ですが、何か秘訣のようなものはあるのでしょうか。

徳永様：報告書類の管理等、従来課題になっていた問題がBoxを利用することでどんどん解決されていったというのが大きな理由だと思います。 利用しているシステムが変わって最初は戸惑いましたが、それ以上に利用メリットが大きく業務の効率化が目に見えて進み、「もっと使ってみたい」という気持ちになりました。 もちろんITが苦手な社員もいますが、「これを使いこなさなければ仕事にならない」と、周りの社員で教え合いながら理解を深めていけたと感じています。

ISR有賀：社員の方同士でレクチャーしあって理解を深めているのですね、素晴らしいです。さらに画期的な活用方法なども編み出しそうですね。 ファイルサーバーとしての利用と、社内での情報共有基盤としてBoxを有効に活用していることがよくわかりました。他にもBoxを利用する上で活用している、またこれから使ってみたい機能などはありますか？

河本様：将来的にですが、Box社製の「Box Capture」というアプリケーションを利用しての運用を検討しています。 このアプリはiPadやiPhoneといったiOS搭載のスマートデバイスと連携し、それらで撮影した写真データを直接連携したBox内のフォルダへアップロードされるというものです。 撮影した写真をメールで送信したりする手間も省け、写真データが端末に残る心配も無いのでセキュリティの観点からも安心だと思っています。 現在会社支給のiPadを現場で利用する社員も増えているので、社外での業務の効率化にも繋がると思います。

Too古賀様：Box Captureは端末にデータを残さずにBoxへ写真データ等をアップロードできるので、セキュリティ面でも安心できるアプリケーションですね。 さらにアプリケーション自体の起動にもBoxと連携したログイン認証が掛かるので、Boxへログインが完了していないと利用できなかったりします。端末を紛失したり盗難にあってしまった際にも安心ですね。

河本様：セキュリティ面で安心できる点と同時に、スマートデバイスで撮影した現場の写真は容量が大きいので、端末に残らない点と、メールに添付して送らなくて済む点は非常に助かります。 iPadのアルバムの容量を気にする必要もありませんし、データの共有もBoxでできるので、大容量の添付ファイルによってメールサーバーが圧迫される心配もありません。

ISR有賀：クラウドストレージと聞くと、クラウド上のストレージ領域にファイルを保管しておいて、必要な時はWebからファイルへアクセスする、といったシンプルなものだと想像していましたが、 Boxはそれだけではなく、ユーザビリティ向上のための様々な機能を提供しているのですね。将来的な運用も加味して、Boxを選定された理由がよくわかりました。

CloudGate UNOとの連携について

ISR有賀：Boxの細かなアクセス権設定機能や、Box Captureの利用などで、Box単体でもかなりセキュアな運用が実現できていそうな印象ですが、 今回CloudGate UNOを導入された目的をお聞かせいただけますでしょうか？

大牧様：確かにBoxはクラウドストレージの中でもセキュリティ機能を豊富に持っているので、クラウド上におけるデータ運用面での課題はクリアできましたが、アクセスに対する課題は残ったままでした。 これはどのクラウドサービスにも言えることかと思うのですが、クラウドは社外からでも簡単に利用できるという大きなメリットがある反面、「誰でも、どの端末からでもアクセスできる」というセキュリティリスクが潜んでいます。 せっかくアクセス権の設定や、写真データを端末に残さないような運用を整備しても、不測の事態によりBoxアカウント自体を乗っ取られてしまったり、端末が悪意のある第三者の手に渡ってしまう事態に対しては備えられません。 Boxのログインにアクセスコントロールを付与することで、アクセスから運用面まで全体をカバーする必要があると考え、今回CloudGate UNOを導入しました。

ISR有賀：もちろんID/パスワードでのログイン認証があるので、誰でも入れる状況では無いと思いますが、 おっしゃるように不測の事態でBoxのID/パスワード情報が盗まれたり、端末が他人の手に渡ってしまった場合を想定すると、 対策をしていないと心配で夜も眠れませんね...。これはクラウドの導入を検討される多くの企業が行き当たる課題だと思います。 CloudGate UNOでのアクセスコントロールについてですが、具体的にどのようなルールで運用されているのかお聞かせいただけますでしょうか？

大牧様：現在弊社では、「オフィス内からのみBoxへアクセスできるユーザー」と、 「会社が許可した端末からだったら、社外からでもBoxへアクセスできるユーザー」の2つのルールで運用しています。 社外からのアクセスルールは、現状試験段階なので一部のユーザーのみですが、営業はお客様先へ訪問する機会が非常に多いので、運用ルール等に問題がなければ全体に広げていきたいと考えています。

CloudGate UNOと連携すると、全ユーザーがCloudGate UNOを経由してBoxへアクセスしなければならないので、管理者が許可しないルートからでは、 たとえID/パスワードが正しくてもアクセスをブロックできるので安心です。

ISR有賀：管理者の意図したアクセス方法以外をブロックできるので、ユーザーがネットカフェの端末やセキュリティ対策のされていない自宅のPCなど、 情報漏洩性の高いルートからのアクセスを禁止できるところもメリットですよね。実際に運用を開始されていますが、CloudGate UNOの使い心地はいかがでしょうか？

大牧様：セキュリティサービスと聞くと、難しい知識などが必要になるのかと最初は構えていました。 しかしCloudGate UNOでは管理者が意図したアクセスルールをユーザー単位だけでなく、グループや部署ごとに設定することができるので、 思ったよりも手間が掛からず助かっています。今後検討している運用方法にもマッチしそうで安心しています。 ISR有賀：問題なく運用できているようで安心しました。何かお困りごとがありましたら遠慮なくご相談くださいね。

今後の展望について

ISR有賀：最後に、今後の展望やCloudGate UNOに対するご要望などがありましたらお聞かせ頂けますでしょうか。

河本様：今回弊社では初めてクラウドサービスを導入したということで、今後他の社内システムに関しても必要に応じてクラウドへ移行する可能性があります。 Box同様CloudGate UNOでアクセスコントロールやシングルサインオン連携をしたいと考えているので、その際はご支援のほどよろしくお願いします。

ISR有賀：承知しました。CloudGate UNOはお客様に末長くご利用いただけるよう様々な機能を追加し今後も進化を続けていきます。 お役に立てそうな機能が追加された際はご案内させていただきたいと思います。今後ともどうぞよろしくお願い致します。本日はどうもありがとうございました。

一同：ありがとうございました。

「生産者の立場」「メーカーの立場」「量販店舗の立場」すべてを満足させるサービス内容を取り込んだリアルプロモーション(試食販売)を行う事で「関係企業の満足」と「消費者の笑顔」とを日々繋げているソフィアプロモーション様。 精肉、鮮魚、青果、惣菜、加工食品、デイリー商品をはじめ、地域や海外の生産者団体様の商品まで、あらゆる商品の販売促進を、毎月10,000店舗で展開されており、業界No.1の実績を誇ります。 ソフィアプロモーション様は人と人との繋がり、対面でのコミュニケーションを非常に大切にされており、各地の百貨店やスーパーマーケット各店舗のご担当者様との打ち合わせの際は、営業担当が現場に伺うという徹底ぶり。お客様、店舗それぞれに合った提案で信頼を勝ち取ってきました。

ソフィアプロモーション様では、管理栄養士・栄養士、食育インストラクターが店頭に立ち、「食育」を軸とした試食プロモーションも行っています。豊富な食の知識と食育の考えを活かし、 安心・健康的な食べ方の提案や食事相談を盛り込んだ、また美味しさだけでなく旬や栄養面にこだわった試食レシピを考案し、提供されています。またソフィアプロモーション様では、試食販売の現場PRスタッフの育成にもこだわっています。 商品知識はもちろん、商品の魅力の伝え方、試食の作り方・出し方などのノウハウを身につける研修を行っており、「食育発信」のために社内で食育インストラクターの資格取得も促進しています。 ソフィアプロモーション様に関する詳しい情報は下記Webサイトをご覧ください。