株式会社リサ・パートナーズ様

Office 365とGoogle Workspaceの併用について

ISR：御社がGoogle Workspaceを導入されて4~5年になりますが、今回追加でOffice 365を導入され、Google WorkspaceとOffice 365の併用をスタートさせました。 同じグループウェア機能を持つクラウドサービスをそれぞれどのような目的で導入し、活用されているのかお聞かせください。

大沼様：Google WorkspaceはGmailをはじめとしたメール、グループウェア機能を利用するために導入しました。同サービスはGoogle docsという機能を持っていますが、 書類作成や表計算は従来のMicrosoft WordやExcel等で行っており、多くの社員が使い慣れていたことと、外部とのファイルのやり取りの関係などから、Google Workspace導入後もそれらの業務はMicrosoft Officeで行っていました。 やがてクラウドサービスであるGoogle Workspace同様Microsoft Officeも社外で利用したいというニーズが増えてきたことから、従来のようなPCのみの利用ではなくiPad Proのようなスマートデバイスからも利用でき、 利便性も向上できるOffice 365の利用がいいのではという話があがり、Microsoft Officeをクラウドで購入するという新しい方法での検討を開始しました。 現在は、メール、スケジュール等のグループウェアはGoogle Workspaceで、WordやExcelなどのMicrosoft Office製品はOffice 365でそれぞれ利用しています。

ISR：なるほど、最近そういった活用をしている企業様のお話をよく耳にします。Officeといえば、今年はOffice2007が、3年後にはOffice2010がサポート切れになりますので、検討のタイミングでもありますね。 御社の場合、Officeのクラウド購入にはどのようなメリットがありましたか。

大沼様：いくつかありますが、大きくは以下の3点かと思います。

• これから利用しようと考えているiPadでも利用可能であること
• デバイスではなくユーザー課金なので、従来よりも価格メリットがあること
• 最新のOfficeが利用可能で、バージョンアップなどの手間やコストがなくなること

システム部門としては購入のたびに多額の費用が掛かることや、購入後のバージョンアップにも手間がかかること、また システムとの連携を考えたときにバージョンがバラバラであることによる弊害など、 様々な問題が解消されるので、とてもメリットがあると思います。後々はすべてのOfficeをOffice 365での購入に切り替えようと思っていますが、一気に入れ替えるとなると混乱も予想されるので、 まずはiPadでの利用で慣れてから順次切り替えを考えています。

ISR：PCだけではなくスマホやタブレットなど様々なデバイスが利用される時代ですから、Office 365での購入は必然と言えば必然ですね。 ところでOffice 365はもちろん購入すればそのままでも利用可能ですが、今回なぜCloudGate UNOとの連携に合わせたのでしょうか。

大沼様：Office 365は1ユーザー最大15デバイス（PC5台、タブレット5台、スマホ5台）まで利用可能になります。会社としては、まず利用するiPadのみを利用可にしたいと考えていましたが、何もしなければ私用のPCやスマホ、タブレットなどでも利用ができてしまいます。 当たり前の話ではありますが、私用のデバイスで利用されるというのは情報漏洩のリスクが付きまといます。利用できる端末を制限できるというのは導入における必須要件でした。 弊社ではCloudGate UNOをGoogle Workspace用に利用していましたし、追加費用もそれほど掛からないことも分かりましたので、これを使わない手はないと思いました。 その後導入が決まったワークフローサービスの「AgileWorks」もSSO対応しているということで、こちらも合わせて連携しました。

ISR：ありがとうございます。この後にもお伺いしますが、既にCloudGate UNOにバージョンアップされてましたので、Office 365はすぐに連携できましたね。使い勝手はいかがでしょうか。

大沼様：設定自体はGoogle Workspaceと大差はないのでOffice 365に対しても違和感なく導入できました。 Google Workspaceと同様にOffice 365向けにもプロビジョニング（ユーザー同期）ができるのでID管理としても有効です。 またOffice 365はGoogle Workspaceと違ってライセンス付与が必要になりますが、それもCloudGate UNOから同期ができるのでとても使いやすいですね。 Office 365にしたときのデメリットはユーザー管理の部分かと思っていましたので、その部分はCloudGate UNOで完全に解消できています。

CloudGate UNOへのバージョンアップについて

ISR：それでは「CloudGate UNO」についてお伺いします。御社では長年CloudGate Lightをご利用頂いてましたが、CloudGate UNOへのバージョンアップを決断頂いた理由は何だったのでしょうか。

大沼様：当社はGoogle Workspace（当時はGoogle Apps）導入当初からCloudGateを合わせて利用していました。目的はアクセスコントロールなのですが、 弊社ではセキュリティ要件について定期的に議論しており、いろいろと情報を集めていました。そのような状況の中でCloudGate Lightの後継でCloudGate UNOというものがあると紹介頂きましたが、 二要素認証など検討の土台に乗りそうな機能が多く追加されており、またプラン制に変わっているという事で、大きな費用追加もなく様々な機能を利用できるという面が魅力的でしたね。 また弊社でもGoogle Workspace以外にもクラウドサービスを利用しているので、シングルサインオンも魅力に感じていました。

ISR：CloudGate UNOはアクセスコントロールというセキュリティ面と、シングルサインオンという利便性を提供していますが、御社ではどちらも活用できそうですね。UNOに切り替えて新しく使い始めた機能がありますか。

大沼様：実はOffice 365連携を先行していますので、セキュリティ面はまだそこまで進められていません(笑)。今までのセキュリティ対策でも十分というところもありますが、 重要なのは、「顧客に指摘される」、「セキュリティ事故が起きてしまう」、「社会的に必要になる」など、外部要因によって対応を迫られたときにすぐに動けるかどうかという点になります。 いくらクラウドで導入スピードが速くなったからと言っても、ベンダーに依頼して見積取得などをやっていると最低でも1ヶ月はかかります。 スピード感は会社としての信用にも関わりますので、対応が必要な場合は当日もしくは翌日くらいまでに新しいセキュリティルールを適用するという心構えでいます。もちろん今後は使える機能を積極的に利用していきたいと考えています。

細かい話ですが、UNOになってIDとパスワードの入力画面が分かれたのは良かったと思います。ユーザーにとっては 「チェックされているのかなという意識」が出てきたようで、ネガティブではなくポジティブな意見をもらいました。 システム的な制御ももちろんですが、ユーザーのセキュリティ意識も重要なのでUNOに切り替えたメリットはありましたね。

ISR：なるほど。弊社では生体認証を使ったパスワードのない認証を目指しているところもあり、このような実装にしております。指紋認証は現状でもパスワード無しで利用可能なのでぜひ試してみて下さい。 ところで、御社のセキュリティについての考え方は素晴らしいとは思いますが、Office 365と連携する話のずっと前にCloudGate UNOにバージョンアップされましたよね？すぐに使わないものにコストをかけるというのはなかなか理解されなかったのではないでしょうか。

大沼様：大抵の場合は、そのとおりでしょうね(笑)。投資する場合は、メリット/デメリットと金額のバランスによると思います。 CloudGate UNO自体それほど高額なサービスではないと思いますが、新しいプランにしても追加で支払うのは差額分だけになります。 それに対して得られるメリットのほうが大きい、逆に言えば、そこをケチって被るデメリットのほうが大きいのは明らかだと判断しました。 クラウドサービスの課題としては惰性で更新していくというのもあると思います。購入しているサービスの中で、精査してみれば実は使ってないものをそのまま更新していたという事もあったので、 そういう意味でもUNOに切り替えたほうが明らかに良いという判断になりました。

ISR：弊社でも新しいプランに変更して頂くお客様も多いですが、同じことを考えられているかもしれませんね。 弊社としてもより新しいプランに変更しやすいように、どんどん機能を追加していきたいと考えていますし、多くの機能を使って頂けるように頑張っていきたいと思います。

今後の展望について

ISR：それでは最後に、今後の展望やCloudGate UNOに対するご要望などお聞かせ頂けますでしょうか

大沼様：利用しているサービスが多すぎるので、サービスによってポリシーが違う、ID/パスワードがバラバラなど、ユーザーの利便性が高いとは言えない状況です。今回Google Workspace、Office 365、AgileWorksの3つを連携しましたが、当然ユーザーからはもっと楽に使いたいという要望は出ます。 SSO連携したいサービスはまだありますが、CloudGate UNOで未検証の場合だと相談から始まってしまうので、ISRさんには今後も連携サービスをどんどん増やしていってほしいと思います。 クラウドサービスに対してはアクセスセキュリティの担保が重要ですので、SSOができれば良いというだけではなくバランスも考える必要があります。セキュリティ面でも機能追加されていけば導入検討していきたいと思います。

ISR：本日はありがとうございました。今後も順次機能追加をしていきますし、連携サービスも増やしていきたいと思います。弊社の場合、勝手に連携するのではなく、必ずメーカー同士で連携し検証をしてからという手順を踏んでいます。 問題が起こったときに連携が取れないと対応が遅くなり、お客様にご迷惑をかけてしまうからです。少し時間はかかってしまうケースもありますが、順次連携対象サービスを増やしていきたいと思います。